top of page
Otel Premio

نظام إدارة الفنادق أوتيل بريميو

نظام إدارة الفنادق أوتيل بريميو

هو حل إداري متكامل لجميع أنواع المنشآت الفندقية والسياحية (الفنادق، الشقق الفندقية، وسلاسل الفنادق السياحية، إلخ).

النظام يتناسب مع جميع أنواع المنشآت الفندقية المختلفة بغض النظر عن حجمه أو متطلباته، متوفر بـ 4 لغات (الإنجليزية، الفرنسية، العربية، والتركية) ويمكنه التعامل مع عدة فروع في وقت واحد.

​

مميزات عامة :-

  • تعدد طرق الحجز عبر الحجز الشخصي أو وكالة السفريات أو الشركات أو الانترنت Online أو الحجز المركزي CRS وذلك بتحديد المتاح من كل انواع الغرف وأنواع الاسعار Rate Code من قائمة استعراض الاسعار Rate Query وفق بيانات الحجز.

  • استخدام كود السعر Rate Code للأنواع المتاحة من الغرف Available Physical Rooms والذي يحتوي الضرائب التي يتم إعدادها وفق دولة الفندق.

  • حفظ وأرشفة معلومات النزيل في Profile خاص مع تفاصيل حالته ورغبات خدماته للاهتمام بخصوصياته في زياراته القادمة.

  • التعامل مع موبايل النزيل خلال إقامته ومن أي مكان يكون فيه باستخدام تطبيق طلب أي خدمة (مطعم، مغسلة، عناية، أخرى، ...) وتتبعها، أو باستقبال رسائل SMS للترحيب به أو لإشعاره برصيده أو لوداعه أو لما تحدده إدارة الفندق.

  • إدارة مهام House Keeping وفق مخطط الإشراف الداخلي ومتابعة مراحل إنجاز كل مهمة لتحقيق جودة العناية بالغرف في الوقت المناسب.

  • تسهيل الأداء التفاعلي السريع لتعامل المشرفين مع المهام بالسماح لهم الوصول للبرنامج من أجهزة لوحية متنقلة مع حركتهم في مختلف أرجاء الفندق.

  • البحث في مخطط الغرف بخيارات متعددة للوصول لمعلومات النزيل.

  • ظهور نسبة تشغيل الفندق Occupancy أسفل مخطط الغرف بشكل نتائج سريعة تتحدث آلياً مع التفاصيل المتعلقة بالنتائج.

  • الارتباط بتجهيزات الفندق والتكامل معها، مثل: البرنامج المحاسبي لترحيل العمليات المالية أولاً بأول، وجهاز التحويلة الهاتفية TCP/IP-COMPORT وبرنامج إدارة مطعم الفندق، والبوابات الإلكترونية للتحكم بها.

أهم وظائف الحجز 

Otel premio

  • إجراء حجز جديد بغرفة Pre block أو بدون غرفة كحجز افتراضي GTD بمبلغ مقدم لتأكيده، أو حجز مؤقت 6PM ينتهي الساعة 06:00 مساءً إذا لم يتم تأكيده.

  • إمكانية تعديل الحجز إلى انتظارأو عدم حضور أو إلغاؤه، وحجز BUSINESS BLOCK

  • إضافة بيانات النزيل الشخصية ومعلومات حجزه بتاريخ ووقت وصوله ومغادرته وليالي سكنه ونوع غرفته لاختيار كود السعر Rate Code المعتمد من إدارة الفندق وطباعة ملخص الحجز reservation script مع رقم تأكيد الحجز.

  • استعراض مخطط حجوزات الغرف للاطلاع على المسكونة منها والحجوزات الحالية وفتراتها، ومعرفة الأوقات المتاحة للحجز.

  • إصدار تقارير إحصائية ورسومية عن الحجوزات على مستوى النزيل أو الفترة أو السعر أو نوعية الغرف أو طريقة الحجز أو غير ذلك.

أهم وظائف الكاشير:-

  • استلام مدفوعات النزلاء بوسيلة الدفع المتاحة: (نقد، شيك، بطاقة ائتمان) وطباعة سند القبض للنزيل.

  • استلام المبلغ المدفوع مقدماً من الحجوزات Advance Payment وعمل المرتجعات Advance Payment Refund حسب سياسة الفندق.

  • دفع مبلغ نقدي للنزيل Paid Out كخدمة مقدمة وفق إجراءات إدارة الفندق في ذلك، وقيد المبلغ على النزيل في فاتورة غرفته بسند صرف مالي.

  • تحميل الغرفة بالخدمات حسب رمزالخدمة Room Services Charge Code

  • معالجة أي ترحيل استثنائي في حالة احتياج ذلك، باعتبار ترحيل الإيجارات تتم آلياً وفق إعدادات أساسية لمعلومات الفندق.

  • إصدار الفاتورة بتسوياتها اللازمة قبل مغادرة النزيل Settlement Invoices

  • استقطاع مبلغ من حجز مؤكد لم يحضر في وقته المحدد وفق ما تعتمده إدارة الفندق.

  • إجراء الإغلاق النقدي للكاشير وفق الإجراءات المالية المعتمدة في الفندق وتوريدها في Back Office عند انتهاء وردية عمله اليومية.

  • تصحيح ومراجعة الخدمات المقيدة على الغرف Correct / Edit a charge

  • اعتماد قيمة الخدمات على الغرف وإعادة توجيهها Routing بين نوافذ الفاتورة الواحدة لغرض تخصيص خدمات على النزيل وأخرى على شركته أو تقسيم الخدمات بين عدة أشخاص بنفس الغرفة Split Charge أو نقل خدمات إلى غرف أخرى كلي أو جزئي Transfer Charge

أهم وظائف الاستقبال :-

  • تسكين النزيل Arrivals \ Walk in مع الإفطار أو بدون إفطار بإضافة بيانات النزيل ومرافقيه وغرفته والخدمات المطلوبة والسعر وطريقة الدفع وغيرها، وبيانات هويته الشخصية وصورتها وحفظها في ملف النزيل.

  • تحديد جهة الحجز أو التسكين (شخصي، شركات، وكالة، أفواج، ...) لترتيب العلاقات اللازمة مع جهة الحجز.

  • نقل غرفة النزيل Room move في نفس النوع أو إلى نوع آخر مع إضافة فارق السعر.

  • البحث عن النزيل من أي حقول بيانات مخطط الغرف للوصول لمعلوماته التفصيلية.

  • تمديد إقامة النزلاء extend وفق طلباتهم بما لا يتعارض مع الحجوزات.

  • استعراض حالة الغرف مع الإشراف الداخلي HK لمعالجة أي تعارض Discrepancies

  • إصدار تقاريرنزلاء مغادرون أومتوقع مغادرتهم أو مقيمون حالياً أو متوقع وصولهم أو حجوزات حالية لترتيب التجهيزات اللازمة لمختلف حالاتهم.

  • حفظ وأرشفة تقرير يومي لمعلومية إسكان الفندق للجهات الرسمية والحالات الطارئة.

  • اعتماد مغادرة شخص أو أشخاص من نزلاء الغرفة دون إغلاقها Individual check out

  • إعادة غرفة مغلقة Reinstate a Check Out بفاتورتها السابقة .

الإشراف الداخلي 

برنامج ادارة الفنادق

يتم إضافة إعدادات أساسية في الفندق لعمليات الإشراف الداخلي مثل: مخطط الفندق والهيكل الوظيفي وفترات العمل اليومية وغيرها لتنفيذ مهام HK أهمها:

​

  • إسناد ومتابعة مشرفو الأدوار والورديات لمهام عاملي الإشراف الداخلي في نطاق مسؤولياتهم اليومية Daily Duties ومهام تلبية أي طلبات أخرى Guest Requests

  • تغيير حالات غرف الـ HK مثل (مشغولة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / فارغة: نظيفة، تحتاج نظافة أو صيانة / ...) ومتابعة حالات الغرف قبل تغييرها للحالة التي يجب أن تكون متاحة للنزيل.

  • فحص المختص لوازم الغرفة وتحديد أي متغيرات فيها لترتيب مغادرة النزيل، وفحص جاهزية الغرفة Room Available قبل التسكين لمعالجة نواقصها.

  • تحديد الغرف خارج الخدمة والغرف التي تحتاج صيانة room for maintenance وإعادتها للخدمة بعد تجهيزها.

  • استعراض HK Supervisors كافة المهام الجارية في مختلف الأقسام حسب المهمة وموقعها ومختص تنفيذها، لمعرفة انحرافات إنجاز المهام عن أوقاتها القياسية ومتابعة المستوى العام للأداء، أو لإفادة المختص لأي قرار متعلق بحجوزات الفندق واستضافاته.

  • رقابة مسؤول الإشراف الداخلي HK Supervisors لفحص حالات إنجازالمهام قبل إغلاقها Turndown Services وقياس جودة إنجازالمهمة Attendant Points

أهم الإعـدادات :-

اوتيل بريميو

يحتوي Otel Premio إعدادات متنوعة لتنفيذ عملياته بواسطة مختصي الاستخدام وفق ما تعتمده إدارة الفندق، ونستعرض بعض تلك الإعدادات وغيرها الكثير مما يتطلب التشغيل اللازم لكل تفاصيله، وهذه أمثلة لأهم الإعدادات:

  • تعريفات معلوماتية مثل: تعريف الفندق باسمه وشعاره ومعلومات التواصل لتظهر في مخرجات البرنامج، وتعريف كافة العاملين بمختلف بياناتهم، وتعريف أصناف الأطعمة، وتعريف مستخدمي البرنامج وحفظ بيانات التعريف اللازمة.

  • ترميزات مخصصة مثل: ترميز العملات والتسعيرات والخصومات، ترميز الخدمات وتسعيرها وترميزات مالية أخرى، وترميز الغرف بأنواعها وإضافة وصفها وصورها لتسهيل استعراضها لمن يحجز Online أو الحجز المباشر.

  • إعداد الاختيارات مثل: الإعدادات العامة التي يتم اختيار بعضها للاستخدام أو للظهور كخيارات استخدام أو عرض أي عملية، أو إعداد قوائم مثل قائمة الجنسيات لاختيار جنسية النزيل، أو أنواع صلة القرابة لاختيار أحدها.

  • تصميم نماذج مثل: نماذج تقارير نوعية ترغب الإدارة تكرار الاطلاع عليها، أو كتابة نماذج رسائل SMS وتهيئة استخدامها لاستقبال النزيل أو إشعاره بأي شيء، أو نماذج تنبيهات النزيل بمواعيده لتذكيره بها في أوقاتها... الخ.

الإدارة

يدير مسؤول البرنامج Administrator كثير من المهام المتعلقة بالاستخدام وتحقيق الكفاءة التشغيلية العالية للبرنامج في إدارة الفندق، وأهمها:

​

  • يَمْنَحُ مدير البرنامج صلاحيات لكل مستخدم حسب مهامه في الهيكل الوظيفي أو أي مهام يتم تكليفه بها حيث قد يحتاج صلاحيات مؤقته لأي عمليات.

  • حفظ نسخة احتياطية خارج شبكة العمل من وقت لآخر، وضبط إعدادات البرنامج لحفظ نسخة احتياطية آلية نهاية كل وردية عمل يومي.

  • تفعيل أو عدم تفعيل بعض الخيارات العامة التي يحتاجها الفندق مثل: تفعيل قائمة الفحص عند خروج النزيل أو ربط البرنامج بالأبواب الإلكترونية.

  • استعراض مؤشرات معلوماتية يقدمها البرنامج بأشكال رسومية عن أداء التشغيل للفندق وقت استعراضها للمتابعة والتقييم، أو لتقديمها للإدارة العليا للتحفيز ودراسة نقاط القوة ونقاط الضعف في عمليات التشغيل وما يجب تطويره أو تجاوزه.

  • مسؤوليات إدارية متنوعة في البرنامج يتولاها Administrator مثل: تنفيذ الإعدادات اللازمة لاستخدام البرنامج بالتعريفات والترميزات وبقية أنواع المدخلات والمتغيرات ورقابة عمليات التشغيل وأداء المستخدمين.

bottom of page